Allgemeine Reports |
Zusätzlich zu den speziellen Berichten, die auf bestimmte konkrete Aufgabenstellungen zugeschnitten sind, können Sie Ihre eigenen allgemeinen Reports definieren, um isyControl damit noch besser an Ihre bürospezifischen Anforderungen anzupassen. Einmal definierte Berichte lassen sich abspeichern und immer wieder verwenden. Als Datengrundlage steht der gesamte Datenbestand von isyControl zur Verfügung. Dabei lassen sich mehrere Tabellen miteinander verknüpfen. Für Werte, die nicht direkt in der Datenbank zu finden sind, stehen berechnete Felder zur Verfügung.
Wegen der dabei möglichen vielfältigen Einstellungen ist dieses Dialogfenster in sechs Seiten gegliedert:
Der Datenbestand von isyControl verteilt sich über mehrere Tabellen (z.B. Projekte, ...) Wählen Sie hier zunächst die Tabelle, von der Sie einen Report erzeugen wollen. Sie können weitere Tabellen über gemeinsame Felder miteinander verknüpfen um z.B. bei einem Report über die Rechnungen die Projektbezeichnung und den Namen des Projektleiters mit auszugeben. In diesem Fall müsste die Einstellung der Tabellen und Verknüpfungen folgendermaßen aussehen:
In der Auswahl-Liste der Tabellen befindet sich im Bereich "laufende Eingaben" die Tabelle "Aufwendungen/Zeiten". Dabei handelt es sich um eine Kombination der Tabellen Aufwendungen und Zeiten. Verwenden Sie diese Tabelle, um alle Aufwendungen und tagesgenauen Zeiten auf ein Projekt in einer gemeinsamen Liste auszugeben.
Auf dieser Seite geben Sie außerdem einen Titel und optional einen mehrzeiligen Untertitel für den Report ein. Diese Texte werden auf der ersten Seite gedruckt.
Auf dieser Seite bestimmen Sie, welche Felder aus den gewählten Tabellen im Report erscheinen sollen. In der Liste unter verfügbar finden Sie alle verfügbaren Felder. Markieren Sie einen Eintrag dieser Liste und klicken Sie auf Feld einfügen. Es öffnet sich eine Dialogbox, in der Sie die Eigenschaften des Feldes genau spezifizieren können. Anschließend wird das neue Feld in die Tabelle unter in Report übernommen.
In der Tabelle steht jede Spalte für ein Feld im Report und damit für eine Spalte im Ausdruck. Die Zeilen der Tabellen stehen für verschiedene Eigenschaften der Spalte. Dies sind im Einzelnen:
In einigen Zeilen erscheint in den entsprechenden Zellen ein Pfeil nach unten oder ein Button zur Hilfe bei der Auswahl.
Um die Feldeigenschaften zu ändern können Sie entweder die Werte direkt in der Tabelle anpassen oder mit dem Button die komfortablere Bearbeitung über die Dialogbox wählen.
Mit dem Button können Sie ein Feld wieder aus der Tabelle entfernen.
Wenn Spaltenpositionen automatisch anpassen aktiviert ist, wird beim Erzeugen der Spalten eine Standard-Spaltenbreite eingesetzt und die Position der neuen Spalte nach der Formel Position(n-1) + Breite(n) berechnet. Falls Sie die automatische Spaltenanpassung nicht wünschen, können Sie diese Option deaktivieren und mit dem Button Spaltenpositionen anpassen die Neuberechnung der Spaltenpositionen manuell anstoßen.
In allgemeinen Reports können Sie zusätzlich zu den Datenbankfeldern berechnete Felder verwenden, d.h. der Inhalt dieser Felder ist nicht in der Datenbank gespeichert, sondern wird erst beim Ausdruck berechnet. Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel der noch offene Rechnungsbetrag aus (Rechnungsbetrag - Zahlungseingang) ermitteln. Für diese Berechnung muss eine Formel angegeben werden, in der ein oder mehrere Felder eines Datensatzes mit mathematischen Operatoren miteinander oder mit Konstanten verknüpft werden. Mit einem Klick auf öffnet sich eine Dialogbox, die Ihnen dabei hilft, diese Formel zusammenzustellen.
Um eine Auswahl der angezeigten Datensätze zu treffen, können Sie einen Filter setzen. Damit können Sie z.B. Reports über alle Projekte eines Auftraggebers oder über alle Rechnungen eines bestimmten Projektes erzeugen.
Auf dieser Seite wird der Filter definiert. Wenn beim Klick in eine Spalte ein Pfeil-Button erscheint, kann der Wert der Spalte nur mit einem Klick auf diesen Button gewählt werden. Die Spalten haben folgende Bedeutung:
Bei der Auswahl von Projektnummern für Reports erscheint eine zusätzliche Checkbox, mit der Sie angeben können, ob das gewählte Projekt automatisch einschließlich der Unterprojekte in den Filter aufgenommen werden soll.
Mit und können Zeilen gelöscht bzw. eingefügt werden.
Die Bedienung entspricht dem Dialogfenster Filter bei den Eingabefenstern.
Innerhalb einer Reporteinstellung können verschiedene Filter verwaltet werden. So ist es möglich, einen Report mit unterschiedlichen Filtern aufzurufen, ohne dafür jedes Mal eine komplett neue Reporteinstellung zu verwenden.
Sie können die Daten nach verschiedenen Kriterien sortieren und gruppieren. Eine Gruppierung kann eine eigene Gruppenüberschrift und eine Summenzeile erhalten (z.B. Projekt xy, Summe über alle Rechnungen im Projekt xy). Dabei sind bis zu vier Gruppierungsebenen möglich.
Die Einstellung der Sortierung/Gruppierung ist in fünf Spalten gegliedert:
Wenn das Feld Gesamtsumme angekreuzt ist, wird unter dem letzten Datensatz des Ausdrucks eine Gesamt-Summenzeile erzeugt. Die Felder Summenzeile und Position der Gesamtsumme wirken entsprechend denen der Gruppen.
Hier stellen Sie einige Optionen zum optischen Erscheinungsbild des Ausdrucks ein. Auf der linken Seite bestimmen Sie das Layout der verschiedenen Zeilentypen. Je nach eingeschalteter Gruppierungsebene auf der Seite Sortierung sind die entsprechenden Steuerelemente für die Überschrift und Summenzeile sichtbar.
Für jeden dieser Zeilentypen können Sie folgende Parameter einstellen:
Auf der rechten Seite befinden sich weitere Einstellmöglichkeiten:
Diese Seite ist in zwei Bereiche (Kopfzeile und Fußzeile) aufgeteilt. Für jeden dieser Bereiche kann ähnlich wie bei den Zeilentypen auf der Seite Layout eine Höhe, eine Schriftart, ein Rahmentyp und eine Hintergrundfarbe eingestellt werden.
Für die drei Abschnitte innerhalb der Kopf- bzw. Fußzeile (Links, Mitte, Rechts) können Sie beliebige Texte eingeben. Durch Anklicken eines Abschnittes wird dieser aktiviert und farblich gekennzeichnet. Die Texte in den Abschnitten können Variablen enthalten, die Sie im Bereich Variablen einfügen auswählen können (Auswahl aus der Liste oder Klick auf den entsprechenden Button). Die Variablen werden immer in den aktiven Abschnitt eingefügt. Auf diese Weise können Sie z.B. das aktuelle Datum oder die Seitennummer in die Fußzeile einfügen. Die möglichen Variablen sind:
Mit einem Klick auf können Sie eine Grafik auswählen die in den aktiven Abschnitt eingefügt wird. Dazu öffnet sich das Fenster Grafik einfügen/bearbeiten, in dem Sie auch die Größe und die genaue Position der Grafik bestimmen können. Wenn in dem aktiven Abschnitt bereits eine Grafik vorhanden ist, dient diese Funktion zum Bearbeiten der Grafik.
Grafik und Text können in einem Abschnitt nicht gemischt werden.
Um ein einheitliches Layout auf allen allgemeinen Reports zu realisieren können Sie die globalen Kopf-/Fußzeilen verwenden. Dazu aktivieren Sie im Bereich globale Kopf-/Fußzeilen die Option verwenden. Mit dem Button Bearbeiten öffnen Sie dann ein weiteres Fenster, in dem Sie die globale Kopfzeile bearbeiten können. Dort speichern Sie dann die Einstellung unter einen beliebigen Namen. Sie können auch mehrere Einstellungen für verschiedenen globale Kopfzeilen definieren. In der Liste bei Einstellungen kann dann die gewünschte Kopf-/Fußzeile ausgewählt werden.
Wenn die globale Kopf-/Fußzeilen eingeschaltet ist, sind alle übrigen Bearbeitungselemente auf dieser Seite deaktiviert.
Hier sehen Sie eine grobe, nicht gruppierte Vorschau auf die auszugebenden Daten. Die Layout-Einstellungen haben keinen Einfluss auf diese Vorschau. Außerdem werden eventuelle Gruppenfunktionen der Felder (s. Seite Felder) hier nicht berücksichtigt. Teilweise werden auch berechnete Felder hier nicht dargestellt.
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