Vorgänge / Dokumentenverwaltung |
Die Dokumentenverwaltung ist in isyControl eng mit den Vorgängen verknüpft. Deshalb sind Vorgänge und Dokumente in diesem Fenster zusammengefasst. Der obere Teil des Fensters widmet sich den Vorgängen, der untere Teil den Dokumenten und e-Mails. Das Fenster bietet zusätzlich die Möglichkeiten der projektbezogenen Eingabefenster
Vorgänge können definiert werden als in sich abgeschlossene Teilaufgaben innerhalb eines Projektes. Damit lässt sich die Arbeit an einem Projekt detailliert strukturieren. Jede Aktivität innerhalb eines Projektes kann einem Vorgang zugeordnet werden. Die Vorgänge können hierarchisch organisiert werden, d.h. jeder Vorgang kann weitere Untervorgänge enthalten.
Ein Vorgang kann das Schreiben einer Rechnung, die Erstellung von Plänen oder anderen Projektunterlagen, eine Besprechung oder sonstige Projektarbeit sein.
Jeder Vorgang hat einen Mitarbeiter als Eigentümer, der für die termingerechte Abarbeitung verantwortlich ist. Dazu gibt es die Wiedervorlagetermine.
Zur besseren Auffindbarkeit von bestimmten Vorgängen gibt es die Vorgangstypen. Darin wird definiert, was die Hauptaufgabe eines Vorgangs ist, z.B. Rechnung schreiben, Planerstellung oder sonstiges.
Die Tabellenspalten im Einzelnen:
Um einen neuen Vorgang einzugeben, klicken Sie auf oder wählen Sie Datei • Vorgänge • Neu. Damit wird eine neue Zeile eingefügt, die Sie dann füllen können.
Die Liste der Vorgänge bietet noch einige weitere Bearbeitungsmöglichkeiten in einem Pop-Up-Menü, das Sie über die rechte Maustaste erreichen.
Im oberen Teil des Fensters befindet sich der aufklappbare Bereich Optionen. Hier können Sie dem Projekt Standard-Vorgänge hinzufügen um je nach Projekttyp eine einheitliche Projektstruktur vorzufinden.
Der untere Teil des Fensters widmet sich auf zwei Tabseiten den Dokumenten und den e-Mails des oben markierten Vorgangs:
Darüber hinaus dient ein Vorgang als Container für Dokumente und stellt damit ein zentrales Werkzeug in der Dokumentenverwaltung dar. Innerhalb eines Vorgangs lassen sich beliebig viele Dokumente speichern (Briefe, Tabellenkalkulationsblätter, CAD-Dateien, PDF-Dateien vom Auftraggeber etc.). Diese Dateien werden in einer speziellen Ordnerstruktur auf der Festplatte des Servers abgelegt, so dass sie bei Bedarf auch ohne isyControl bearbeitet werden können. isyControl bietet die Möglichkeit, Textdokumente auf der Basis von selbst erstellten Vorlagen mit MS-Office zu erzeugen. Außerdem können externe erstellt Dateien eingebunden werden.
Die Dokumente sind damit jedem Mitarbeiter zugänglich, der mit den entsprechenden Rechten am Projekt arbeitet. Zu jedem Dokument gibt es eine Historie, in der vermerkt wird, wann es mit welchem Projektstand an wen verschickt wurde. Damit können sich alle Projektbeteiligten jederzeit einen Überblick über den Schriftverkehr verschaffen, ohnen im Papierodner blättern zu müssen.
Zu jedem Dokument wird eine Historie geführt, in der vermerkt wird, wann das Dokument erhalten wurde bzw wann es mit welchen Bearbeitungsstand an wen verschickt wurde.
Die Funktionen für die Verwaltung der Dokumente erreichen Sie über die Symbolleiste oberhalb der Dateiliste:
Die Funktionen sind auch über entsprechende Menüs mit der rechten Maustaste zu erreichen. Darüber können Sie auch eine reine Textdatei (*.txt) erzeugen.
Alternativ zur Funktion können Sie auch die Einbindung von Dokumenten per Drag/Drop benutzen. Ziehen Sie dazu Dateien aus den Explorer oder auch e-Mail-Anhänge direkt aus Outlook in den Dokumentenbereich des Vorgangsfensters von isyControl. Beim Ziehen von Dateien aus den Explorer gibt es noch eine Besonderheit: Wenn beim Ziehen mit der Maus die Strg-Taste gedrückt ist, wird die Datei in die isyControl-Dokumentenverwaltung verschoben, ansonsten kopiert. Wenn Sie die Datei mit der rechten Maustaste ziehen, können Sie anschließend in einem Popup-Menü festlegen, ob die Datei kopiert, verschoben oder als externes Dokument eingebunden werden soll.
Die Dateiliste selbst besteht aus mehreren Spalten:
Name, Größe,
isyControl kann den E-Mail-Verkehr aus MS-Outlook projekt- und vorgangsbezogen verwalten. Damit entfällt die Suche nach Mails in Outlook und das per e-Mail diskutierte und dokumentierte Projektwissen steht allen Projektbeteiligten zur Verfügung.
Um eine Mail in isyControl zu speichern, ziehen Sie diese einfach mit der Maus aus Outlook in den Bereich e-Mail des Vorgangsfensters von isyControl. Jeder Projektbeteiligte hat damit Zugriff auf die Mails, die zum Projekt gehören einschließlich deren Anhänge.
Je nach dem, ob es sich um eine Eingangs- oder Ausgangs-Mail handelt, wird sie farblich gekennzeichnet:
Für diese Unterscheidung wird die Mailadresse des Absenders untersucht. Bei Extras • Optionen • Dokumente können Sie Textbestenteile festlegen, die in Ihren Mailadressen vorkommen, z.B. @meinefirma.de. Mails mit diesem Textbestandteilen in den Absenderadressen werden als Ausgangsmails gekennzeichnet.
In der Symbolleiste gibt es zwei Symbole für die Verwaltung der Mails:
Die e-Mailliste selbst besteht aus mehreren Spalten:
Von, An,
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