Das Prinzip von isyControl

Projektcontrolling im Planungsbüro ist ein Thema, das angesichts immer enger werdender Honorare zunehmend an Bedeutung gewinnt. Kein Ingenieur- oder Architekturbüro kommt in Zukunft daran vorbei, seine Wirtschaftlichkeit ständig zu überprüfen und bei drohenden Fehlentwicklungen frühzeitig gegenzusteuern.

Dazu ist es notwendig, alle entscheidungsrelevanten Daten wie Kosten, Rechnungen, Arbeitszeiten etc. nach allen möglichen denkbaren Kriterien aufbereiten und auswerten zu können. Nur eine ständig aktuelle Übersicht über den Stand der Projekte hilft Ihnen zu erkennen, wo Einsparpotenziale bestehen oder wo besonders wirtschaftlich gearbeitet wurde.

isyControl arbeitet dazu mit so genannten Stammdaten, die einmalig eingerichtet und nur gelegentlich geändert werden und den laufenden Daten, die den aktuellen Projektbetrieb widerspiegeln.

Zu den Stammdaten gehören:

• Kostengruppen
  z.B. Personalkosten, Sachkosten, Fremdhonorare, Reisekosten ...
• Kostenstellen
  z.B. Fremdfirmen, Flugreisen, Kopien
• Personal
  Die Mitarbeiter Ihres Büros, hier schließt sich auch eine Verwaltung der Sollstunden und der Zugriffsrechte an. Jeder Mitarbeiter ist gleichzeitig eine besondere Kostenstelle
• Teilleistungen
  Unterteilungen eines Projekts, z.B. Leistungsphasen nach HOAI
• Tätigkeiten
  wiederkehrende Tätigkeiten bei der Zeiterfassung
• Kostensatzgruppen
  Gruppen von Kostensätzen für die Rechnungsstellung

Zu den laufende Daten werden gezählt:

• Projekte
  isyControl benutzt eine hierarchisch strukturierte Projektdatenbank. Jedes Projekt kann beliebig viele Unterprojekte besitzen. Zur Anpassung des Informationsgehalts der Projekte stehen frei definierbare Projektparameter zur Verfügung.
• Aufwendungen
  Alle Aufwendungen werden projektbezogen in einer zentralen Datenbank gesammelt. Dabei wird jede Aufwendung zeitlich eingeordnet und einer Kostenstelle (Mitarbeiter, Fremdfirma,...) einer Kostengruppe (Personalkosten, Sachkosten,...) und einer Teilleistung (Leistungsphase) zugeordnet. Damit ist eine spätere Auswertung nach den verschiedenen Kriterien möglich.
• Arbeitszeiten
  Den größten Anteil an den Gesamtkosten stellen in einem Planungsbüro naturgemäß die Personalkosten. Die Erfassung der Projektstunden kann auf drei Arten erfolgen:
  • direktes Eintragen der genauen Arbeitszeiten durch die einzelnen Mitarbeiter in die Datenbank. Dazu steht ein spezieller Kalender-Modus zur Verfügung.
  • monatliches Eingeben der Gesamtsummen je Projekt und Teilleistung in die Aufwendungen.
  • dezentrale Erfassung der Arbeitszeiten bei Mitarbeitern, die keinen Zugriff auf das zentrale Firmennetzwerk haben. Mit Export- und Importfunktionen werden die Arbeitszeiten dann in die zentrale Datenbank übertragen.
  Diese verwaltungstechnische Zeiterfassung dient nicht nur der Projektkostenerfassung. Anhand der eingelesenen Stunden erhalten Sie eine Überstunden- und Urlaubsverwaltung. Es findet eine automatische Generierung der Sollstunden der Mitarbeiter statt, wobei regionale Feiertage berücksichtigt werden.
• Rechnungen
  Rechnungen werden ebenfalls projektbezogen in die Datenbank eingegeben. Eine Aufsplittung der Zahlungseingänge (Ratenzahlung) ist dabei möglich. Zur Generierung von Rechnungsdokumenten auf HOAI-, Aufwands- und Pauschalbasis steht ein Assistent zur Verfügung.

Sind Ihre Daten auf diese Weise einmal erfasst, können sie auf vielfältige Weise ausgewertet werden. Dazu dienen spezielle Bildschirmansichten und eine Vielzahl von vorgefertigten und frei definierbaren Reports, mit denen Sie Ihre Daten zu Papier bringen können.

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