Projektzeitplanung

Neben den klassischen Disziplinen einer Büromanagementsoftware für Planungsbüros wie Zeiterfassung, Projektauswertung und Rechnungsstellung bekommt die Auslastungsplanung und die Planung von Projektterminen immer mehr Bedeutung. Fragen wie „Haben wir die Kapazitäten, um diesen Auftrag annehmen zu können“ oder „Schaffen wir das bis zum Ter-min xy“ wollen beantwortet werden.

Die Projekte einschließlich der Teilleistungen werden in Form eines Gantt-Balkendiagramms dargestellt. Den einzelnen Balken können Mitarbeiter zugewiesen werden. Die Soll-Dauer einer Teilleistung ergibt sich dann aus der Auftragssumme und den Stundensätzen oder al-ternativ aus vorgegebenen Terminzwängen.

Fügen Sie z.B. weitere Mitarbeiter zu einer Teilleistung hinzu. Dadurch verkürzt sich die Dauer der Teilleistung und damit die Dauer des Gesamtprojektes. Die Auslastung der Mitar-beiter wird dabei berücksichtigt. Eventuell verlängert sich dadurch ein anderes Projekt, von dem die Mitarbeiter abgezogen wurden.

Oder fixieren Sie die anfangs- und Endzeiten und beobachten Sie die Auslastungen der zugeteilten Mitarbeiter.

All diese Auswirkungen und Vernetzungen sind im Gantt-Diagramm sofort sichtbar.

Durch Vergleich mit den bisher tatsächlich angefallenen Zeiten kann man erkennen, ob die angesetzten Sollstunden ausreichen, oder ob ein Projekt vielleicht früher fertig wird, als ge-plant, weil effektiv gearbeitet wurde. Auf diese Weise kann ein komplettes Projekt hinsichtlich zeitlichem Ablauf und Mitarbeitereinsatz besser durchgeplant werden.